La carta de compromiso es el documento que dice qué harás por un cliente, qué debe hacer él por ti y qué pasa si algo sale mal. Las normas federales por lo general no la exigen para preparar declaraciones individuales, pero es práctica estándar, y es lo primero que desearás tener cuando un cliente discuta un honorario, diga que no cumpliste una fecha para la que nunca te dio los documentos o te pida que "solo revises" una notificación de hace tres años.
Alcance: qué incluye y qué no
- Qué declaraciones y qué años. Nombra el año fiscal y los formularios (por ejemplo, el Formulario 1040 y la declaración estatal), no solo "impuestos".
- Qué queda excluido. La representación en auditorías o notificaciones, la contabilidad, las enmiendas, las declaraciones de años anteriores y la planificación fiscal son trabajo aparte salvo que digas lo contrario.
- En qué te basas. Aclara que preparas la declaración con la información que da el cliente y que no la auditas ni la verificas.
Honorarios y pago
- Cómo se fija el honorario (tarifa fija, por formulario o por hora) y qué puede cambiarlo, como anexos adicionales o documentos tardíos.
- Cuándo se paga: antes de la entrega, al entregar o según un calendario.
- Qué pasa con los saldos pendientes y si retienes la declaración terminada hasta que te paguen.
Qué necesitas del cliente y para cuándo
- El cliente es responsable de dar información completa y exacta y todos los documentos.
- Una fecha límite para enviar documentos y qué ocurre si se pasa: una prórroga, una entrega posterior o un honorario mayor.
- La obligación del cliente de revisar la declaración antes de firmar y de avisarte de errores.
- Que necesitas su firma en la autorización de e-file (Formulario 8879) antes de transmitir la declaración.
Datos, privacidad y consentimiento
- Cómo recibirás y guardarás documentos y cómo te comunicarás (un portal seguro, no archivos adjuntos de correo).
- Consentimiento cuando la ley lo exija. Si vas a usar o divulgar la información de la declaración de un cliente para algo más que prepararla, como mercadeo o enviar trabajo a un proveedor fuera de EE. UU., la sección 7216 del código tributario (IRC) y sus reglamentos exigen consentimiento escrito específico.
- Cuánto tiempo conservas los registros y que el cliente debe guardar sus propias copias.
Terminar la relación
- Cualquiera de las partes puede terminar el compromiso por escrito, y qué se debe hasta ese momento.
- Que el compromiso termina cuando se entrega o presenta la declaración y no cubre notificaciones posteriores salvo que se renueve.
Que sea fácil de firmar, y conservarla
Una carta que nadie firma no protege a nadie. Envíala antes de empezar el trabajo, deja que el cliente firme electrónicamente y guarda la copia firmada en el expediente del cliente. VYAX incluye un flujo de carta de compromiso en todos los planes: cómo funciona. Haz que un abogado revise tu plantilla para tu estado, porque las reglas sobre limitación de responsabilidad y divulgaciones varían.
Este artículo es información general, no asesoría legal ni fiscal. Las reglas varían según el estado y la situación.