Formulario 8879 para preparadores de impuestos: reglas de la firma electrónica remota y cuánto tiempo conservarlo

    Última verificación: 1 de noviembre de 2026

    Tarde o temprano todo preparador que presenta declaraciones individuales por e-file se pregunta lo mismo: ¿mi cliente puede firmar el Formulario 8879 desde su celular o todavía necesito papel? La firma electrónica remota está permitida, pero el IRS le pone condiciones de verificación de identidad y de conservación de registros. Esto es lo que dicen las reglas y cómo armar una rutina alrededor de ellas.

    Para qué sirve el Formulario 8879

    El Formulario 8879, Autorización de firma del IRS e-file, es el formulario con el que el contribuyente (y el cónyuge, en una declaración conjunta) autoriza al originador electrónico de declaraciones (ERO) a presentar la declaración por e-file e ingresar o generar el PIN del contribuyente. No se presenta al IRS; el ERO lo conserva. El Formulario 8878 cumple una función parecida en ciertas presentaciones de prórroga. El contribuyente firma después de revisar la declaración terminada y antes de que tú la transmitas.

    Firmar a distancia: qué espera el IRS

    La Publicación 1345 del IRS (el manual para proveedores autorizados de IRS e-file de declaraciones individuales) cubre las firmas electrónicas en los Formularios 8878 y 8879. En una transacción remota, es decir, cuando no estás físicamente con el contribuyente, los puntos principales son:

    • Verificación de identidad. El ERO recopila datos de identificación (nombre, SSN, domicilio y fecha de nacimiento) y los contrasta con registros externos, normalmente con preguntas de autenticación basada en conocimiento (KBA) generadas a partir de datos de crédito.
    • Intentos limitados. Si el contribuyente no pasa la verificación después de tres intentos, se exige en su lugar una firma manuscrita en el formulario.
    • Un registro de auditoría. El software de firma debe capturar la dirección IP y el nombre de usuario del contribuyente, la fecha y la hora de la firma y los resultados de la verificación de identidad, y debes poder entregarlos al IRS si los pide.
    • No toda firma es una firma electrónica. Una firma manuscrita que se envía por correo postal, fax, escaneada o por correo electrónico sigue siendo una firma manuscrita. Se acepta en el formulario, pero no es una firma electrónica remota.

    La Publicación 1345 se revisa periódicamente, así que confirma la versión vigente antes de cambiar tu proceso.

    Cuánto tiempo conservarlo

    El ERO debe conservar el Formulario 8879 (y el 8878) durante tres años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración o de la fecha en que el IRS la recibió, lo que ocurra después. Se aceptan copias electrónicas. No envías el formulario al IRS salvo que lo solicite.

    Una rutina práctica

    • Envía la solicitud de firma solo después de que el cliente haya revisado la declaración final.
    • Verifica la identidad como lo exigen tu software y tu propio proceso, y guarda el resultado junto con el formulario firmado.
    • Comprueba que el formulario firmado esté completo (todas las firmas requeridas, la fecha, la autorización del PIN) antes de transmitir.
    • Guarda la copia firmada y su registro de auditoría donde puedas encontrarlos dentro de tres años, no en una cadena de correos.
    • Ten una alternativa en papel para los clientes que no puedan completar la verificación en línea.

    Dónde encaja VYAX

    VYAX permite que el cliente firme el Formulario 8879 en línea dentro de su propia cuenta del portal y registra qué cuenta firmó y cuándo, junto al expediente del cliente. No hace un cuestionario de autenticación basada en conocimiento, así que sigues siendo responsable de cumplir el requisito de verificación de identidad del IRS de la forma en que tu práctica lo documente. Los artículos relacionados explican los detalles: el flujo del Formulario 8879, la verificación de identidad en las firmas y la revisión de calidad de la firma.

    Este artículo es información general, no asesoría fiscal ni legal. Las reglas y los formularios del IRS cambian; consulta las publicaciones vigentes del IRS.